A gestão de processos pode auxiliar uma empresa em qualquer fase de sua existência e independente de seu porte, pois todas são nada menos que uma coleção de processos. Existem processos para pagar as contas, receber os insumos, contratar funcionários, criar um produto, prestar um serviço, enfim tudo o que fazemos na empresa é um processo. Nesse sentido um processo acaba sendo a forma de gerenciar as tarefas do dia a dia, buscando agregar um valor ao nosso produto ou serviço final. O desafio da gestão de processos é fazer com que o cliente perceba o benefício da empresa ter seus processos bem definidos e mapeados. Na prática, atuamos de forma inloco, seguindo o seguintes passos:

  • Mapeamos: Aqui fazemos o levantamento do processo atual, identificamos os pontos fortes e fracos do processo (desde a entrada do produto ou serviço até a saída do mesmo), como ele está estruturado, quem são seus participantes e o fluxo das informações. Nessa etapa conversamos com os executores do processo, pois são eles e não a administração da empresa que detêm o know-how.
  • Modelamos: É o desenho do fluxo dos processos. Ou seja, é o caminho que as matérias primas (sejam elas informações ou materiais) percorrem até virar o produto ou serviço final da empresa. Lembre-se: ao adaptar sua empresa com o auxílio da gestão de processos, sua empresa terá agilidade de execução dos processos, facilidade em se multiplicar o conhecimento, a padronização da produção, eficiência no processo e a melhoria da qualidade do produto. É necessário conhecer não só como fazer mas também o porquê fazer de tudo que executamos. Se conhecermos bem o que fazemos podemos fazê-lo com mais qualidade, melhorando o desempenho e gerando melhores resultados. 
  • Melhoramos: após o cumprimento das etapas anteriores, ficam visíveis todos os passos dos processos. Inclusive: onde ele está travando, gerando desperdícios ou ocasionando uma má percepção pelos clientes. Somente depois de ver e compreender todo o histórico até a finalização, que é quando podemos analisar mais friamente os impactos que qualquer mudança terá na rotina e na percepção do valor agregado. É nesta etapa em que fazemos as alterações nos processos.
  • Implantamos: aqui descrevemos cada uma das tarefas a serem executadas no processo, manualizando as rotinas de trabalho, afim de que qualquer pessoa possa seguir o passo a passo e executar as tarefas. Aqui, muitas vezes, descobrimos que quando aquele colaborador que fazia a tarefa há muitos anos deixa a empresa e como só ele sabia como executar, a empresa não detém da informação e do conhecimento.
  • Monitoramos: após todas as mudanças é necessário que o processo seja monitorado para que seja evitados desvios e que seja possível tomar medidas corretivas em caso de inconformidades durante a execução. A importância é manter a qualidade em seus processos. O monitoramento vai além de ter um reclame aqui em seu site, é estar envolvido com a causa e tentar prever os problemas antes que aconteçam.
  • Dentre as vantagens da gestão de processos podemos citar a agilidade da execução dos processos, a facilidade em se multiplicar o conhecimento, a padronização da produção, eficiência no processo e a melhoria da qualidade do produto. Devemos conhecer não só como fazer mas também, o porquê fazer de tudo que executamos. Se conhecermos bem o que fazemos podemos fazê-lo com mais qualidade, melhorando o desempenho e gerando melhores resultados.

Dentre as vantagens da gestão de processos podemos citar a agilidade da execução dos processos, a facilidade em se multiplicar o conhecimento, a padronização da produção, eficiência no processo e a melhoria da qualidade do produto. Devemos conhecer não só como fazer mas também, o porquê fazer de tudo que executamos. Se conhecermos bem o que fazemos podemos fazê-lo com mais qualidade, melhorando o desempenho e gerando melhores resultados.