Um grande desafio dos profissionais é não saber por onde começar quando se deparam com uma meta não alcançada. É comum as pessoas se apressarem para “apagar o incêndio” antes de entender o que de fato aconteceu e quais as causas para esse resultado ruim. Na contramão dessa tendência, o método PDCA tem o objetivo de apresentar uma visão abrangente da situação, com um dashboard eficiente, propondo resoluções simples para problemas.

O que é PDCA?

O PDCA é um método de gestão que corresponde às ações necessárias para garantir a solução de um problema.

Ele é dividido em 4 etapas: planejamento, execução (que, em inglês, é “do”), controle e ação. Neste texto, vou abordar e explicar detalhadamente cada uma dessas fases e suas subdivisões. 

Plan (Planejamento)

Trata-se da seleção de um processo, máquina ou atividade que precisa de melhoria e a elaboração de ações claras e executáveis, que devem estar sempre voltadas para a conquista dos resultados desejados.

Estabelecer as expectativas de resultados, integridade e precisão de especificação é uma etapa indispensável para atingir a melhoria pretendida. Para isso, o ideal é iniciar em pequena escala para testar os possíveis efeitos das medidas determinadas.

Além de determinar os objetivos e metas que a empresa quer alcançar, é necessário definir quais são os procedimentos a serem realizados para tal. O caminho traçado deve estar de acordo com a realidade da agência de comunicação e seus colaboradores, do contrário pode apresentar dificuldade de execução e, consequentemente, maus resultados.

Do (Execução)

Nesse processo é feita a implementação do plano, a execução do processo e a produção do serviço ou produto. Para tanto, é realizada a coleta de dados para mapeamento e análise dos próximos passos “Check” e “Action”.

Classificada com a etapa executiva do PDCA, você terá deverá executar todas e cada uma das ações projetadas. Contudo, antes de dar início à etapa de execução, é necessário promover a educação e treinamento de todos os que estão envolvidos no processo. Assim, garante-se que os participantes estarão engajados e comprometidos, fazendo com que tudo saia conforme o planejado.

Check (Controle)

É quando se estuda os resultados obtidos, que foram medidos e coletados anteriormente, e o comparamos com os resultados esperados, com o intuito de identificar possíveis diferenças.

Aqui, você vai procurar por desvios na aplicação do plano, bem como verificar se ele está adequado e se tem uma abrangência que possibilita a execução do último passo, “Action”.

Traçar dados torna essa etapa mais fácil, uma vez que ajuda você a enxergar as tendências no decorrer de vários ciclos de PDCA e, a partir daí, transformar os dados coletados em informação — conteúdo de suma importância para o fechamento da metodologia.

Feito o planejamento e execução das ações, o gestor tem que monitorar e avaliar continuamente os resultados colhidos por meio da realização das atividades. Em seguida, faz-se um confronto entre os objetivos estabelecidos e o cenário atual. Estruture essas informações em relatórios específicos para consultas futuras.

Action (Ação)

Por fim, é a hora de tomar ações que corrijam as diferenças identificadas entre os resultados planejados e obtidos. Analise tais diferenças para encontrar as suas verdadeiras causas e defina onde devem ser aplicadas as mudanças que visam a melhoria do processo ou produto.

Se após esses 4 passos não houver a necessidade de fazer melhorias, o método PDCA pode ser estudado e refinado com o acréscimo de mais detalhes para o cumprimento do próximo ciclo.

Coloque em prática as providências determinadas nas avaliações e relatórios acerca dos processos. Se preciso, o gestor deverá elaborar novos planos para melhorar o procedimento, para conseguir a correção máxima de falhas e o aperfeiçoamento dos processos da organização.

Se o PDCA é implementado, naturalmente esses processos começam a ser analisados. Em contrapartida às novas tarefas, surgem muitas vantagens. 

Fonte: RockContent - Leia a matéria completa aqui.